A escolha do sistema de emissão de notas é uma das decisões do plano de gestão que mais afetam a rotina da empresa. Depois de assinado, ele passa a registrar cada venda, a alimentar o trabalho do contador e a definir quanto tempo a equipe dedica à parte fiscal.
Antes de contratar emissor de nota fiscal, vale passar por uma lista de verificação simples. Ela ajuda a comparar fornecedores com critérios objetivos e evita surpresas nos primeiros meses de uso.
1. Os documentos que você emite estão cobertos?
Comece pelo básico. Liste os tipos de nota que a empresa emite hoje e os que pode precisar no futuro, como notas de produto, de serviço ou cupom fiscal no balcão.
Confirme com o fornecedor se todos eles estão disponíveis na mesma plataforma. Usar um sistema para cada tipo de documento dobra o trabalho de conferência.
2. A emissão pode ser automática?
Se a empresa recebe por plataformas de pagamento, lojas virtuais ou links de cobrança, pergunte se o sistema se integra a essas ferramentas. A integração faz a nota sair sozinha quando o pagamento é aprovado.
Na Digisan, essa automação é possível com mais de 100 integrações já prontas. Peça ao fornecedor a lista completa e verifique se as ferramentas que você usa estão nela.
3. O que está incluído no valor da assinatura?
O preço da mensalidade só faz sentido quando você sabe exatamente o que ele cobre. Antes de assinar, peça por escrito:
- Quantidade de notas incluídas por mês
- Número de usuários permitidos
- Integrações liberadas no plano
- Cobranças extras por volume ou recursos
- Custos de implantação, se houver
Com essas respostas em mãos, fica mais fácil comparar propostas de fornecedores diferentes.
4. Como funciona a implantação?
Os primeiros dias definem boa parte da experiência com o sistema. Cadastro da empresa, configuração de impostos e primeiras emissões precisam ser feitos com cuidado.
Pergunte se alguém vai conduzir essa etapa com você ou se a configuração fica por sua conta. Quem fecha com a Digisan recebe a ajuda de um gerente de contas, que prepara a operação junto com a equipe e acompanha as primeiras notas.
5. Quem vai atender quando surgir uma dúvida?
Descubra quais canais de contato existem, em que horários funcionam e se o atendimento é feito por pessoas. Uma resposta rápida pode ser a diferença entre emitir no mesmo dia ou deixar o cliente esperando.
Uma boa prática é mandar uma pergunta real antes de fechar o contrato. O tempo e a qualidade da resposta já dizem muito sobre o suporte que você vai receber depois.
6. O sistema acompanha o crescimento da empresa?
Pense em onde a empresa quer estar daqui a um ou dois anos. Se o volume de vendas pode crescer bastante, verifique se o fornecedor tem estrutura para isso.
Operações acima de 10 mil notas por mês, por exemplo, contam na Digisan com integração via API, voltada a marketplaces, fintechs, plataformas de software e ERPs.
7. O fornecedor tem histórico comprovado?
Pergunte há quanto tempo a empresa está no mercado, quantas notas já foram emitidas pela plataforma e quantos clientes ela atende. Leia também avaliações de quem usa o sistema há mais tempo.
Para ter uma referência, mais de 15 mil empresas já emitem suas notas pela Digisan, que soma milhões de documentos emitidos em todo o país.
8. O certificado está resolvido?
Sem o certificado eCNPJ A1, a emissão não começa. Verifique se a empresa já tem um válido ou se precisa providenciar.
Alguns fornecedores facilitam essa etapa. Pela Digisan, por exemplo, o certificado pode ser adquirido de forma remota, sem ida a um posto de atendimento.
9. Seu contador foi consultado?
O contador conhece as exigências fiscais da empresa e pode apontar detalhes que passam despercebidos. Mostre a ele as opções antes de decidir e pergunte se já trabalha com alguma delas.
10. Você testou com a sua rotina?
Nenhuma apresentação substitui o uso real. Emita notas com os produtos e serviços da empresa, teste uma integração e fale com o suporte.
Na Digisan, são 7 dias gratuitos para esse teste, tempo suficiente para responder boa parte deste checklist na prática antes de assinar.
